Hur ska man hantera byråkrati i arbetet?

Byråkrati ska - som så mycket annat - fylla ett syfte och inte vara ett mål.
Byråkrati syftar till en enda sak; att förmedla information. Vem gör vad, när och hur samt varför, är några exempel på vad som förmedlas. Detta är viktigt då lagen ska följas. Det är viktigt för att alla ska få samma information. Det är viktigt för att vi ska kunna verifiera att det arbete som utförs är korrekt och att det görs på ett sätt som ledningen önskar. Men var går linjen mellan administration och byråkrati?
Vad är skillnaden mellan behov och krav?
När vi hela tiden matas med politiska debatter, expertutlåtanden och krisrapporter av hur exempelvis vård & omsorg överlastas av pappersjobb och ingen kan förklara vad grundproblemet är så är det lätt att tappa tråden. Vad är då grundproblemet?

New Public Management?

New Public Management (NPM), på svenska ungefär 'Ny offentlig verksamhetsledning', avser den samling av styrnings- och ledningsmetoder som gradvis introducerats inom offentlig sektor sedan 1980-talet med syftet att göra offentliga verksamhet mer lönsam och effektiv. 

Ledningsmodeller hämtades från privat sektor och det skulle vara möjligt för privata aktörer att sköta tidigare offentliga tjänster.

Kritik har riktats mot systemet därför den högre ledningen vanligen inte rekryteras från verksamheten och därför inte förstår den. Detta leder i sin tur till att de satsar på en dyr överbyggnad i form av ledningsfunktioner för t.ex. ekonomi, juridik, kommunikation och utvärderingar medan verksamheten blir lidande eller till och med motarbetas. Enligt forskningen beräknas granskningskostnaderna till 300 miljarder kronor per år. (Källa)

300 miljarder kronor per år? Grundproblemet är dock inte något så trivialt som pengar.

Alla som arbetar, studerar eller på andra sätt ingår i en organisation som tillsammans ska utföra något vet att ömsesidigt förtroende ligger till grund för att man trivs tillsammans. 

Hela samhällsstrukturen bygger på att en flock av artfränder som grupp tillsammans ska nå maximala resultat med minimal ansträngning. Det lyckas endast om vi kan lita på varandra. Detta system är biologiskt inpräntat i flockdjur på så sätt att vi blir stressade, deprimerade och oroliga när vi känner att detta förtroende brister inom flocken.

Detta är också grundproblemet i Svensk offentlig verksamhet just nu. 

NPM bygger på en kontrollstruktur som utgår från att 'ingen utför något arbete om inte någon annan står och tittar på', ett synsätt som går helt emot grundläggande etik hos normala människor. 

Läkartid går åt till andra uppgifter än att träffa patienter. I stället ägnas tiden åt att skriva i patienternas journaler, leta vårdplatser eller fylla i statistik. Ekonomiskt går många landsting redan på knäna. Av samtliga 21 landsting går 18 med ekonomiskt underskott och tvingas nu spara. Situationen är så pressad att personal riskerar uppsägning trots en redan ansträngd arbetssituation. (Källa: DM)

Läkaren i detta exempel är som André på bilden ovan. Den som utför arbetet hinner inte utföra arbetet då den tiden upptas av att skriva dokument för andra som ska granska hur arbetstiden tas upp för att dokumentera hur arbetstiden utnyttjas. Administratörernas jobb kräver i sin tur mer administration för andra administratörer som administrerar administratörernas administration.

Vad skulle då hända om regeringen tog bort allt detta?

Utredningar är en del av denna administration. Effektiv vård SOU 2016:2 - en av statens offentliga utredningar, sammanfattar på 793 sidor ungefär detsamma som mina fem rader ovan; ett system som bygger på förtroende och egenansvar är bättre. Om regeringen sedan läser dessa 793 sidor från samordnare Göran Stiernstedt är dock oklart.
'En viktig pusselbit i vägen framåt är att vända den pågående avprofessionaliseringen som pågått sedan 80-talet (NPM). I praktiken betyder det att lita på att människor gör rätt - även om ingen granskar eller tittar över axeln. – Låt människor koncentrera sig på det som gjorde att de valde yrket', säger Shirin Ahlbäck Öberg.

Vad betyder det för dig som chef?

Jag är arbetsmiljöingenjör och organisationskonsult. Vi arbetar inom dessa yrken med att förbättra, förtydliga och förenkla för kommuner och företag som ingår i vår företagshälsovård. Jag gör detta främst för chefer och skyddsombud som rådgivande resurs ( AFS 2001:1 §12 ) utifrån Arbetsmiljölagen. Den företagshälsovård jag verkar inom skiljer sig betydligt från öppen offentlig vård, men i grunden handlar det om att vi hittar de problem som skapar ohälsa och åtgärdar detta. Med erfarenhet kan jag därför säga detta till er som ansvarar för personal:

Medicinering och stödsamtal är exempel på efterhjälpande åtgärder vid utbrändhet, men underliggande orsaker missas allt för ofta. Problemet ligger oftast inte på individnivå, utan på organisationsnivå. Det är inte svårt att följa den röda tråden vid utbrändhet;

• bemanningsbrist, 
• informationsbrist, 
• kompetensbrist, 
• planeringsbrist 
• och slutligen sömnbrist. 

Har organisationen kunskaper av hur detta kan åtgärdas? Har chef, KMA, skyddsombud, personalansvarige och VD diskuterat underliggande brister? Har ni ett SAM-system som visar vem som gör vad och varför? Har ni kanske tre administratörer för varje 'arbetare'? Allt detta ligger till grund för den stress och utbrändhet som visar sig inom allt för många förvaltningar och företag i dag. Läs Wikipedia: Byråkrati är den struktur och uppsättning regler som skapats för att styra en vanligen större organisation. En person som ingår i en byråkrati kan kallas byråkrat. Även om alla större organisationer har någon form av struktur som kan kallas byråkrati, används termen ofta i nedsättande bemärkelse om administrativa apparater som uppfattas som alltför omfattande eller ineffektiva. 

Moment 22 är en roman av författaren Joseph Heller från 1961. I boken är Moment 22 en sektion i militärens regelverk som säger att det enda sättet att bli frikallad från militärtjänst är att vara galen, men för att bli frikallad måste man ansöka om detta. Ansökan antas emellertid bero på att man är livrädd för att delta i kriget och då detta är en sund reaktion är man följaktligen inte galen. Det hela blir ett cirkelresonemang, som innebär att det är omöjligt att bli frikallad.
I dagligt tal används uttrycket ofta om dödlägen eller paradoxer inom bland annat byråkrati – exempel: "För att få ett jobb, då måste du ha erfarenhet. Men för att få erfarenhet, då måste du ha ett jobb", eller "för att jobba måste jag administrera, men jag kan inte jobba när jag administrerar, om inte administrationen är ett jobb. Därmed är administrationen av administration ett jobb".

Så vad gör man då lämpligtvis som personalansvarig (chef)?
Följ Arbetsmiljölagens grundläggande krav på administration. Se AFS 2001:1 §5 . Det skall finnas en arbetsmiljöpolicy som beskriver hur arbetsförhållandena i arbetsgivarens verksamhet skall vara för att ohälsa och olycksfall i arbetet skall förebyggas och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås. Det skall finnas rutiner som beskriver hur det systematiska arbetsmiljöarbetet skall gå till. Arbetsmiljöpolicyn och rutinerna skall dokumenteras skriftligt om det finns minst tio arbetstagare i verksamheten. 

Men administrationen måste kontinuerligt trimmas och förenkals för att inte växa till ett byråkratiskt träd. Följ därför krav i AFS 2015:4 §9 . Arbetsgivaren ska se till att de arbetsuppgifter och befogenheter som tilldelas arbetstagarna inte ger upphov till ohälsosam arbetsbelastning.

Om du som chef blir stressad av allt detta, följ då lämpligtvis krav i AFS 2001:1 §12:
När kompetensen inom den egna verksamheten inte räcker för det systematiska arbetsmiljöarbetet eller för arbetet med arbetsanpassning och rehabilitering, skall arbetsgivaren anlita företagshälsovård eller motsvarande sakkunnig hjälp utifrån.

Lycka till!

---

P.s: jag skriver dessa kåserier utifrån intresse och (fri)tid. Uppskattar du läsningen hoppas jag att du delar vidare, då fler läsare är en trevlig återkoppling. Tack på förhand!