ISO-certifiering x 3 på ett enkelt sätt!

• Är ni ett företag med fler än 10 anställda? Då bör ni - enligt Arbetsmiljölagen - ha en SAM-process som snurrar internt. 
• Är ni ett företag med fler än 10 anställda, som producerar produkter och/eller tjänster för större företag eller är ni själva stora i branschen? Då bör ni uppgradera till en fungerande ISO-process.

Jag skrev om detta första gången 2017 (se artikel). Den främsta förändringen sedan dess är att OHSAS 18001 - det främsta internationella systemet för arbetsmiljö - nu har ersatts med ISO 45001. 

Efter många års arbete i fält - och med artiklar i ämnet - har jag nu även integrerat ISO i samarbete med Svensk Certifiering för Sundsvalls Berghantering AB. 

Detta blev ett fantastiskt processarbete som mynnade ut i 3 certifieringar för Sundsvalls Berghantering, ett familjeföretag som växer stadigt på en marknad med ständigt ökande krav hos beställare. Med kärnverksamhet inom sprängning och ett systerföretag som bl.a. slipar borrkronor är detta ett bra exempel på ett företag med tydlig kärnverksamhet.

 

Som så många andra företag i branschen består ledningen och de anställda av praktiker - kvalité, miljö och arbetsmiljö är naturliga delar i det dagliga arbetet. Dokumentation är naturligtvis ett ständigt utökande fält - så vi arbetar nu på en arbetsmarknad där det inte är praktiskt att vara enbart praktiker - eller akademiker. Du måste vara båda. 

Men hur fungerar det för er med ansvar som VD eller chef?

Alla förkortningar, akademiska uttryck och de processer - byråkratin - handlar egentligen om olika sätt att definiera 'var, när, hur, vem och varför'. Vi vet alla att det finns olika sätt att kommunicera.  

Jag har under mina år i branschen börjar se dessa förkortningar och system som olika personligheter. En del system är som hantverkare - andra system är som akademiker eller byråkrater.

SAM, vår Svenska modell

SAM=Hantverkaren

Inom företagshälsovården använder psykologer ofta MBTI, Myers–Briggs Type Indicator, en analysprocess inom psykologin för att definiera personaliteter. 

Kanske skulle Arbetsmiljöverkets SAM - den process som definierades när Arbetarskyddsstyrelsen och Yrkesinspektionen slog ihop sina påsar 2001 och bildade det som nu är Arbetsmiljöverket - klassas som en ISTP-personlighet - en praktiker eller hantverkare?

Vid sekelskiftet (2000) var våra seniora handläggare på Arbetarskyddsstyrelsen eller Yrkesinspektionen ofta yrkesarbetare eller yrkesingenjörer i grunden, oftast med en klassisk kultur av arbetsgivare som överviktiga direktörer på något sågverk - utan kontakt med personalen på golvet.

AFS 2001:1 - SAM - är en process som till sitt namn avslöjar att den utgick som Arbetsmiljöverkets första föreskrift, skriven av dessa seniora experter. Det intressanta är dock att dess innehåll är ett skolboksexempel på minimal och precis kommunikation. Det är ett lagboks-hantverk skapat av Svenska analytiker - med båda fötterna på jorden och lång erfarenhet:

ISTP: er tycker om att ta isär saker bara för att se hur de fungerar. De är logiska och rationella, men är mer intresserade av praktiska tillämpningar än av abstrakta idéer.

ISO, Den internationella modellen

ISO=Byråkraten?

Organisationen för Internationell Standard är enorm, något som speglar sig både i deras kunskap, angrepps-sätt och innehåll. Om man skulle klassa vårt gamla Svenska system ovan för en praktisk hantverkare (ISTP) så skulle nog ISO vara en ESTJ - om det vore en person:

De är engagerade i tradition, standarder och lagar. De har starka övertygelser och har förnuftig bedömning och förväntar sig att andra människor upprätthåller samma principer också.

​Nyckeln till goda resultat i allt arbete ligger i att hitta minsta gemensamma nämnare för framgång. Positiva resultat kommer som en effekt av tydlighet, vilket grundar sig på kommunikation.

Men HUR gör man då när det är dags att gå över till ett nytt sätt att kommunicera, när företaget växer och kraven på standard, dokumentation och certifieringar blir allt högre?

Kombinera SAM och ISO? Som att kasta in byråkraten och hantverkaren i samma rum?

ISO-standarder bygger på PDCA-hjulet (Plan-Do-Check-Act) och SAM-Hjulet ligger till grund för att visualisera kraven i AFS 2001:1.

Trots sina olikheter har dessa två system i stort samma ryggrad. Fyra delar, fyra steg. 

Grundprocessen är densamma...bara med olika sätt att kommunicera. 

SAM-Hjulet

   

PDCA-hjulet

 

KMA - 3 ISO-system

Härligt med förkortningar, eller hur? 

Kvalite, Miljö och Arbetsmiljö är en sammanslagning av tre olika processer som bör hanteras i all framställning av produkter eller tjänster. På Engelska är förkortningen HSE, eller HSEQ i det fall någon har ansvaret för både Health, Safety, Environmental & Quality. 

Därmed blir det intressant: Säg exempelvis att ni är ett företag i Sverige. Ni är inte stora - runt 30 personer - och har klarat KMA-delen med minimalt pappersarbete. Ni jobbar kanske med Bygg & Anläggning:

Kvalitetsangivelser och liknande för bygget har ni hanterat via AMA-Bygg, byggdagböcker och de krav som lagts i kontrakt när något byggts.

Miljökrav har oftast hamnat på beställaren, men ni har haft grundläggande kemikaliekoll och kontroller på maskiner och utrustning så att det inte läcker skit i naturen,

Arbetsmiljön har funkat bra med SAM-rutiner, kollektivavtal och Arbetsmiljöhandbok. 

Men ni växer och fler beställare kräver att ni kan uppvisa någon sorts kvalitetsangivelse som entreprenör, helst en ISO-certifiering för KMA-arbetet. 

Kvalité ( ISO 9001 ), Miljö (ISO 14001) och Arbetsmiljö (ISO 45001)...tre olika system. Är det en omöjlighet att få in arbetsprocesser och rutiner på rätt sätt?

Byråkrati vs. Verktyg?

Här kommer exemplet med hantverkaren och byråkraten in i bilden. Ni är vana att jobba på ett sätt som kommer naturligt efter många års arbete. Nu kommer byråkraten (ISO) in och kräver att få veta exempelvis - i skrift - exakt hur ni kommit fram till dessa kvalitetsangivelser, hur ofta ni gör analysen, hur ni beskriver era mätbara mål för kvalitet och på vilket sätt ni jobbar förebyggande med kvalitet i affärsmodellen? Sunda frågor som dock kräver tid & resurser att svara på.

Så, hur mycket tid och resurser ska ni investera i detta? Är det ens praktiskt genomförbart?

HUR GÖR MAN?

Detta är endast ett exempel på hur man kan gå till väga, med ett recept som syftar till en tydligt och effektivt system. Dock måste ingredienserna - innehållet - definieras utifrån ert företags förutsättningar.

Steg 1: Skapa en processöversikt

I fallet med Sundsvalls Berghantering AB så hade företaget en väl definierad SAM samt bra dokumentation på sin interna server för underlag inom kvalité och miljö. 

För att skapa en optimal grund för vidare ISO-arbete definierades därmed en processhierarki utifrån Arbetsmiljöverkets grundläggande processbild av systematiskt arbete: 

OBS: Arbetsmiljöverket sysslar med arbetsmiljö - inte Kvalité och Miljö på det sätt som ISO syftar på - så eftertanke i varje del av processen är viktig! 

Exempelvis definieras riskhantering av kemikalier (Miljö) i mer än 9 föreskrifter från Arbetsmiljöverket. Dessa bör därmed bedömas (eller exkluderas) via ISO 45001 som Arbetsmiljörisker. Dock har följande myndigheter också regler för kemikalier:

• Strålsäkerhetsmyndigheten
• Naturvårdsverket
• Myndigheten för samhällsskydd och beredskap
• Livsmedelsverket
• Läkemedelsverket
• Kemikalieinspektionen.

Dessa är inte alltid arbets-relaterade. Har ni exempelvis en produkt som kan skapa utsläpp efter frisläppande så blir det en miljöaspekt (ISO 14001) samt möjligtvis en Kvalitetsaspekt (ISO 9001).

Steg 2: Skapa en digital portal

Skärmbild av ISO-Portal (ISO 9001, 14001, 45001 i samma ramstruktur)

Styrande processer, kärnprocesser och stödprocesser ligger lämpligtvis till grund för vidare definiering av hierarkin - d.v.s. vilken rangordning som gäller för dokument och processer. Arbetsmiljöverkets processbild gäller i grunden enbart för Arbetsmiljödokument, inte Kvalité och Miljö, så innehållet blir också större. 

Det fina är dock att samtliga ISO-underlag bygger på samma ramstruktur - oavsett om det handlar om Kvalité, Miljö eller Arbetsmiljö - och med denna översikt förenklas kommunikationen avsevärt. Även personer utan djupare kunskap om detaljerna ska instinktivt kunna klicka sig fram till rätt underlag.

Steg 3: integrera rätt innehåll på rätt plats

För denna portal skapades expanderbar text - d.v.s. - underliggande processer och dokument blir synliga först när man expanderar rubriken. Att minimera stora mängder data är viktigt för att arbeta förebyggande med 3 ISO-system på samma gång. Att minimera underliggande dokumentation är lika viktigt. 

Observera exempelvis att ni inte behöver separat Kvalitetspolicy, miljöpolicy samt Arbetsmiljöpolicy. En enhetlig Verksamhetspolicy är så mycket bättre!

Steg 4: Definiera behörighetsnivåer

ISO-Portalen är lösenordskyddad i detta fall, då övergripande information endast är relevant för ledningen. Även GDPR måste beaktas på personalnivå. 

Underliggande information som bör delas med anställda och 'intressenter' ligger därmed på en separat, öppen portal. 

ISO<>SAM-system skapar därefter en synergi. ISO blir ett 'levande' verktyg som fångar upp löpande kommunikation från SAM-arbetet.

Detta är viktigt: Att uppdatera ISO separat med allt vad det innebär av dubbel-jobb, kostnader och administration är ett klassiskt misstag. Man talar ofta om 'döda system' - processer som hamnar som en pärm på en hylla och oftast inte fyller sitt syfte. 

Checklistor, certifikat och deklarationer används och sparas på rätt plats i server vid normalt SAM-Arbete. ISO-strukturen definierar och länkas därefter till relevanta mappar, dokument och underlag, antingen via den öppna Verksamhetshandboken eller till underliggande mappstruktur.

Steg 5: Granskning, granskning, granskning

Ju fler som granskar soppan, ju bättre kockar får man.

1. Skaffa intern kunskap & kompetens av ISO i form av en internrevisor. Om någon anställd får detta jobb är det viktigt att vederbörande både får tid och en duktig mentor i sitt arbete.
2. Genomför internrevision och granska alla delar med lupp.
3. Kalla in den externa ISO-revisorn från ett auktoriserat revisionsbolag. I vårt fall hade vi en bra och tydlig återkoppling från Svensk Certifiering.
4. Efter 'steg 1' blir det förmodligen ett antal avvikelser att ta tag i. Detta görs på ett smidigt sätt om processer och system är inkört med ledningen, som ansvarar för samtliga delar.
5. Steg 2 kan vara intressant då nya avvikelser kan dyka upp. Det är med andra ord inte som bilbesiktningen.
   Men alla dessa delar ingår i SAM-Hjulet och PDCA: Undersök, Riskbedöm, Åtgärda och Följ upp...Plan, Do, Check, Act.

Som erfaren konsult i bygg & anläggningsbranschen - samt företagshälsovården - vet jag hur många känner frustration över byråkratin. Känslan av att 'så många rutiner har mycket lite med det praktiska arbetet att göra' kan också finnas där.

I grunden handlar det dock om att vi ständigt går mot ökad komplexitet - både i samhället och arbetslivet - vilket ställer ökade krav på oss själva att fortsätta se skogen trots alla träd. Jag hoppas att denna artikel kan vara till hjälp i detta arbete.

Och du - tveka inte att kontakta mig om ni behöver den där extra hjälpen! 

MVH//Daniel B